Werk met een vaste vraagspecificatie
Beschrijf het werk, de hoeveelheden, de kwaliteitseisen en de oplevering. Alleen dan zijn offertes onderling vergelijkbaar.
Zelf organiseren
Onderhoud plannen en bijhouden
Goed onderhoud is vooral een kwestie van vastleggen, plannen en terugkoppelen. Op deze pagina staat wat je nodig hebt om onderhoud zelf in de hand te houden, in welke volgorde je dat opbouwt en waar het in de praktijk misloopt.
Opbouw
Zes stappen naar een werkende onderhoudsplanning
Werk de stappen in deze volgorde af. Elke stap levert informatie op die de volgende bruikbaar maakt.
- Stap 1
Leg vast wat je beheert
Begin bij een objectenlijst met per gebouw de bouwdelen en installaties die onderhoud vragen: dak, gevel, kozijnen, lift, cv, ventilatie, brandveiligheid en gemeenschappelijke ruimten. Zonder deze basis blijft elke planning een schatting.
- Stap 2
Bepaal de staat
Beoordeel per bouwdeel de conditie en het bouwjaar of jaar van laatste vervanging. Een korte visuele inspectie met foto's is bruikbaarder dan een uitgebreid rapport dat niemand meer opent.
- Stap 3
Zet de meerjarenplanning op
Plaats per bouwdeel de verwachte onderhoudsmomenten en een kostenraming op een tijdlijn. Dat is de kern van een MJOP. Reken daarna terug wat je jaarlijks moet reserveren.
- Stap 4
Scheid preventief en correctief
Preventief onderhoud staat in de planning en is te begroten. Correctief onderhoud volgt uit storingen en is nooit helemaal te voorspellen. Houd voor die tweede categorie een apart budget aan.
- Stap 5
Regel de meldingenstroom
Zorg dat bewoners of huurders één plek hebben om een melding te doen, dat elke melding een status krijgt en dat je kunt terugvinden wat er is gedaan en wat het kostte.
- Stap 6
Evalueer jaarlijks
Vergelijk begrote en werkelijke kosten, verwerk uitgevoerd werk in de planning en schuif onderhoud dat is uitgesteld door naar het juiste jaar.
Meerjarenonderhoud
Van MJOP naar een reële reservering
Een meerjarenonderhoudsplan is geen document maar een rekenmodel. Het verbindt de staat van het gebouw aan wat je jaarlijks apart zet.
- Neem per bouwdeel de verwachte levensduur, het laatste onderhoudsjaar en een kostenraming op.
- Reken uit wat het gemiddelde jaarlijkse onderhoudsbedrag is en vergelijk dat met de huidige reservering.
- Actualiseer het plan na elke inspectie en na elk uitgevoerd project, niet alleen bij een grote vervanging.
- Houd een aparte post aan voor onvoorzien correctief onderhoud, los van de geplande bedragen.
- Bij een VvE is de reservering aan het reservefonds gekoppeld en moet de ALV de hoogte vaststellen.
Praktijk
Waar het meestal misgaat
Dit zijn de patronen die het vaakst terugkomen bij zelf georganiseerd onderhoud.
- De planning is één keer opgesteld en daarna nooit meer bijgewerkt, waardoor de reservering niet meer klopt.
- Storingen worden per e-mail en telefoon afgehandeld, zodat niemand weet welke melding nog open staat.
- Uitgevoerd werk wordt niet teruggekoppeld naar de meerjarenplanning, dus verschijnt hetzelfde onderhoud dubbel in het budget.
- Offertes worden vergeleken op eindbedrag zonder dat de omschrijving van het werk gelijk is.
- Facturen zijn niet aan een object of bouwdeel gekoppeld, waardoor de werkelijke onderhoudskosten per gebouw onbekend blijven.
- Garanties en onderhoudscontracten zitten in een mailbox in plaats van in een centraal dossier.
Leveranciers en offertes
Werk met partijen zonder de regie te verliezen
Je hoeft het werk niet zelf uit te voeren om zelf de regie te houden. Dat vraagt wel een vaste manier van uitvragen en vastleggen.
Vraag meerdere offertes op hetzelfde stuk
Stuur iedere partij dezelfde specificatie en dezelfde bijlagen, en leg de vraagdatum en reactietermijn vast.
Let op wat niet is meegenomen
Steigerwerk, stelposten, afvoer, meerwerkregeling en btw verklaren vaak het verschil tussen twee bedragen.
Leg afspraken vast per opdracht
Bewaar de opdrachtbevestiging, planning, opleveringsrapport en garantiebepalingen bij het object, niet bij de persoon.
Wil je het onderhoud juist uitbesteden aan een professioneel kantoor? Bekijk dan hoe je een beheerkantoor kiest.
Uitbesteden
Technisch beheer: wat een kantoor voor je doet
Wil je het onderhoud niet zelf organiseren, dan besteed je het technische deel uit. Technisch beheer is de regie over al het onderhoud van een gebouw: dagelijks onderhoud, storingen en klachten, periodieke inspecties en het plannen van groot onderhoud.
De basis is meestal een meerjarenonderhoudsplan. Een goede technisch beheerder houdt dat plan actueel op basis van inspecties en werkelijke uitgaven, in plaats van het één keer op te stellen en te laten liggen.
Technisch beheer wordt zowel afgenomen door VvE's als door eigenaren van huurwoningen en bedrijfsruimte. Bij een VvE gaat het om de gemeenschappelijke delen, bij een verhuurder om het hele object.
Storingsafhandeling
Een bereikbaar meldpunt, een eerste beoordeling van de melding en het inschakelen van de juiste vakman.
Dagelijks onderhoud
Kleine reparaties, vervangingen en herstelwerk binnen een vooraf afgesproken bevoegdheid en budget.
Inspecties
Periodieke conditiemetingen van gevels, daken, installaties en gemeenschappelijke ruimten, met een schriftelijke rapportage.
Meerjarenonderhoudsplan
Opstellen en jaarlijks actualiseren van het plan, inclusief kostenraming en fasering van werkzaamheden.
Contractonderhoud
Beheer van onderhoudscontracten voor lift, cv, ventilatie en brandveiligheid, inclusief controle op naleving.
Projectbegeleiding
Offertes aanvragen, aannemers vergelijken, werkzaamheden begeleiden en opleveren bij groot onderhoud of renovatie.
Waar let je op bij een technisch beheerder?
- Is er een storingsdienst buiten kantooruren en wat zijn de reactietijden.
- Werkt de beheerder met een vaste kring van aannemers en hoe worden die geselecteerd.
- Hoe worden meldingen geregistreerd en kun je de status volgen.
- Tot welk bedrag mag de beheerder opdracht geven zonder overleg.
- Wordt het onderhoudsplan jaarlijks bijgewerkt en op basis waarvan.
- Hoe worden uren, voorrijkosten en projectbegeleiding in rekening gebracht.
Wat bepaalt de kosten?
Technisch beheer wordt vaak als aanvullende module op administratief beheer aangeboden, met een tarief per eenheid of per object. Wij noemen geen bedragen als feit; dit bepaalt de prijs:
- Ouderdom en staat van het gebouw en het aantal technische installaties.
- Of er sprake is van een eigen storingsdienst of van uitbesteding aan derden.
- De frequentie van inspecties en het detailniveau van de rapportage.
- Projectbegeleiding bij groot onderhoud, meestal een percentage van de aanneemsom.
Kijk niet alleen naar het beheertarief maar ook naar de manier waarop uitvoerend werk wordt doorbelast. Daar zit vaak het grootste verschil tussen aanbieders.
Kennis over onderhoud
Verdieping bij het organiseren van onderhoud
Drie artikelen die de onderdelen van deze pagina uitwerken tot een werkwijze die je meteen kunt gebruiken.
Van storing tot factuur: een onderhoudsmelding goed afhandelen
Lees dit als meldingen nu via de mail en de telefoon binnenkomen: de hele keten van melding tot factuur, inclusief wie wat betaalt.
Een meerjarenonderhoudsplan opzetten, ook zonder VvE
Lees dit als je wilt weten wat je jaarlijks apart moet zetten: van bouwdelenlijst en levensduur naar een onderbouwde reservering.
Onderhoudsoffertes vergelijken zonder appels met peren
Lees dit voordat je offertes opvraagt: hoe je op één specificatie uitvraagt en waar stelposten en meerwerk het verschil maken.
Veelgestelde vragen
Onderhoud in de praktijk
Wat is het verschil tussen preventief en correctief onderhoud?
Preventief onderhoud voer je uit volgens planning om schade en storingen te voorkomen, bijvoorbeeld schilderwerk of periodiek installatieonderhoud. Correctief onderhoud is herstel nadat iets kapot is of niet meer functioneert. Een gezonde begroting bevat beide, met een aparte post voor onvoorzien werk.
Hoe lang vooruit moet een onderhoudsplanning lopen?
Voor bouwdelen met een lange levensduur is een horizon van tien tot vijfentwintig jaar gebruikelijk, omdat vervanging van dak, gevel of installaties anders buiten beeld valt. Voor de dagelijkse praktijk werk je met een jaarplan dat uit die meerjarenplanning volgt.
Moet ik een MJOP laten opstellen door een externe partij?
Dat hoeft niet altijd. Voor een klein complex met overzichtelijke bouwdelen kun je zelf een werkbare planning opzetten en die laten toetsen. Bij complexe installaties, hoogbouw of grote vervangingsopgaven is een bouwkundige inspectie door een specialist verstandig.
Is technisch beheer hetzelfde als een onderhoudscontract?
Nee. Een onderhoudscontract gaat over het onderhoud van één installatie of onderdeel, bijvoorbeeld de lift. Technisch beheer is de regie over al het onderhoud van een gebouw, inclusief het beheren van die contracten.
Kan technisch beheer los van financieel beheer worden uitbesteed?
Ja. Sommige VvE's en eigenaren doen de administratie zelf en besteden alleen het technische deel uit. Let dan wel op een goede afstemming, want onderhoudsbeslissingen hebben direct gevolgen voor de begroting.
Wat leg ik per melding vast?
De datum, de melder, het object en bouwdeel, een omschrijving, foto's, de ingeschakelde partij, de status en de uiteindelijke kosten. Daarmee kun je later terugzien of een probleem terugkeert en of onderhoud eerder nodig is dan gepland.
Houd onderhoud bij in de beheersoftware
Objecten, bouwdelen, meldingen, documenten en onderhoudsplanning op één plek. De beheeromgeving hoort bij de software van Beheer.nl waarmee je het beheer zelf organiseert.