In het kort
- Een VvE-beheerder voert werk uit dat de vereniging uitbesteedt: administratie, financiën en vaak ook technisch beheer.
- Het bestuur blijft eindverantwoordelijk voor het beheer, ook als taken zijn uitbesteed.
- Wat de beheerder precies mag en moet doen, staat in de beheerovereenkomst en wordt begrensd door de splitsingsakte, de reglementen en besluiten van de vergadering.
Bijna elk bestuur begint met dezelfde vraag: wat neemt een beheerder ons nu concreet uit handen? Het antwoord verschilt per contract, want VvE-beheer is geen vast omlijnde dienst maar een pakket taken dat je samenstelt.
Dit artikel loopt de taken langs die in de praktijk het vaakst worden uitbesteed, laat zien waar het werk van de beheerder ophoudt en welke afspraken je vastlegt voordat je begint.
De drie blokken van VvE-beheer
Vrijwel elk kantoor deelt het werk in drie blokken in. Administratief beheer gaat over de vereniging als organisatie: leden, vergaderingen, correspondentie en dossiervorming. Financieel beheer gaat over geld: begroting, bijdragen, betalingen, jaarstukken en het reservefonds. Technisch beheer gaat over het gebouw: meldingen, inspecties, onderhoud en de uitvoering van het onderhoudsplan.
Die driedeling is handig bij het lezen van offertes. Kantoren gebruiken andere namen voor hun pakketten, maar de inhoud is bijna altijd terug te brengen tot deze blokken.
Administratieve taken
- Bijhouden van de ledenadministratie en de mutaties bij verkoop van een appartement
- Uitschrijven en voorbereiden van de algemene ledenvergadering, inclusief agenda en stukken
- Notuleren en het opvolgen van genomen besluiten
- Correspondentie met eigenaren, bewoners, leveranciers en soms de gemeente
- Beheer van het digitale dossier: akte, reglementen, notulen, polissen en contracten
Financiële taken
- Opstellen van de conceptbegroting en de doorrekening van de maandelijkse bijdragen
- Incasseren van de bijdragen en bewaken van achterstanden
- Betalen van facturen binnen het afgesproken mandaat
- Gescheiden administratie van het reservefonds voor groot onderhoud
- Opstellen van de jaarrekening en het aanleveren van stukken aan de kascommissie
Een VvE is wettelijk verplicht om jaarlijks te reserveren voor groot onderhoud. Dat kan op basis van een meerjarenonderhoudsplan of, als dat plan er niet is, met minimaal een half procent van de herbouwwaarde van het gebouw.
Technische taken
Technisch beheer zit lang niet altijd in het basispakket. Bij veel kantoren is het een module, of wordt het per uur of per project gefactureerd. Controleer dat expliciet voordat je pakketten met elkaar vergelijkt.
- Meldpunt voor storingen en klachten over gemeenschappelijke delen
- Inschakelen van vaklieden en bewaken van de afhandeling
- Laten uitvoeren van periodieke inspecties en keuringen van installaties
- Opstellen of actualiseren van het meerjarenonderhoudsplan
- Offertes opvragen en projectbegeleiding bij groot onderhoud
Wat een beheerder niet doet
Een beheerder neemt geen besluiten die aan de vergadering toebehoren. Groot onderhoud, een verhoging van de bijdragen, een aanpassing van het huishoudelijk reglement of het aanstellen van een nieuwe beheerder: dat besluit de algemene ledenvergadering.
Een beheerder is ook geen jurist, notaris of accountant. Vragen over de uitleg van een splitsingsakte, over aansprakelijkheid of over een geschil tussen eigenaren horen bij een deskundige met die specialisatie thuis.
Het bestuur blijft eindverantwoordelijk voor het beheer van de vereniging, ook wanneer de uitvoering bij een professioneel kantoor ligt.
Hoe je de taakverdeling vastlegt
- Zet per taak in de overeenkomst of die in het pakket zit, apart wordt gefactureerd of bij het bestuur blijft
- Spreek een bedrag af waarboven de beheerder eerst toestemming van het bestuur nodig heeft
- Leg vast binnen welke termijn meldingen worden opgepakt en teruggekoppeld
- Bepaal wie welke stukken waar bewaart en hoe het bestuur er altijd bij kan
- Maak duidelijk wie de vereniging naar buiten toe vertegenwoordigt bij leveranciers en verzekeraars
Waaraan herken je een beheerder die past?
Kijk minder naar de presentatie en meer naar het werk van alledag. Wie wordt jullie vaste contactpersoon, hoeveel verenigingen beheert die persoon, en hoe gaat het als er iemand op vakantie is? Vraag naar verenigingen van vergelijkbare omvang en met een vergelijkbaar gebouw.
Vraag ook om een voorbeeld van een vergaderset en een jaarrekening van een andere vereniging, uiteraard geanonimiseerd. Aan de leesbaarheid daarvan zie je meer dan aan elke brochure.
Kort samengevat
Een VvE-beheerder voert administratief, financieel en soms technisch werk uit dat de vereniging uitbesteedt, binnen de kaders van de akte, de reglementen en de besluiten van de vergadering.
De verantwoordelijkheid blijft bij het bestuur. Leg daarom scherp vast welke taken in het pakket zitten en waar het mandaat van de beheerder ophoudt.
Beheer.nl geeft geen juridisch of financieel advies. Voor je eigen situatie zijn de splitsingsakte, de reglementen en de besluiten van de vergadering bepalend; raadpleeg bij twijfel een notaris, jurist of accountant.