Het kennis- en softwareplatform voor slim beheer
Zelf organiseren
Een goede beheeradministratie is geen doel op zich. Ze zorgt dat je bij een schade, een geschil of een verkoop binnen een paar minuten het juiste stuk vindt. Hier staat wat je bewaart, hoe lang, en hoe je het scheidt.
Dossierstructuur
Zes dossiers dekken vrijwel elke situatie. Houd deze indeling aan, ook als je met weinig documenten begint.
De stukken die bepalen wat wel en niet mag. Deze bewaar je permanent.
Waar een besluit uit blijkt. Onmisbaar bij discussie over kosten of bevoegdheden.
De onderbouwing van elke euro. Voor de fiscale administratie geldt in Nederland een bewaarplicht van zeven jaar, en voor onroerende zaken tien jaar.
Wat er aan het gebouw is gedaan en wat er nog komt.
Bij schade wil je binnen een minuut bij de polis kunnen.
Per eenheid één dossier, met een sluitende tijdlijn.
Versiebeheer en bewaartermijnen
De meeste administratieve problemen ontstaan niet doordat een document ontbreekt, maar doordat er drie versies van bestaan.
Scheiding
Houd twee administraties met een eigen logica en verbind ze via het object.
Georganiseerd per boekjaar en per grootboekrekening. Doel is een sluitende, controleerbare verantwoording, met een duidelijke scheiding tussen exploitatie en reservefonds.
Georganiseerd per object en bouwdeel. Doel is een historie van wat er is gedaan en een planning van wat er komt, gekoppeld aan de kosten die je boekt.
Verdieping
Deze drie vormen worden vaak door elkaar gebruikt. Ze overlappen in de praktijk, maar het zijn andere taken met andere verantwoordelijkheden.
Het bijhouden van notulen, correspondentie, contracten, polissen, ledenlijsten en het archief. Het draait om vindbaarheid en volledigheid.
Administratief beheer uitbestedenBijdragen innen, facturen betalen, begroting en jaarrekening, en bij een VvE het beheer van het reservefonds op een aparte rekening.
Financieel beheer uitbestedenStoringen, dagelijks onderhoud, inspecties, contractonderhoud en het plannen van groot onderhoud volgens het meerjarenplan.
Onderhoud en technisch beheerBegrippen die je hier tegenkomt staan uitgelegd in de begrippenlijst.
Uitbesteden
Wil je de cijfers en de administratie niet zelf doen, dan besteed je dit deel uit. Het is meestal de basismodule van een beheercontract: administratie en geldstromen lopen in de praktijk in elkaar over.
Een correcte incasso begint bij een kloppende administratie, en een jaarrekening is alleen bruikbaar als facturen goed zijn gecodeerd. Daarom bieden kantoren deze taken meestal als één pakket aan.
Voor een VvE hoort hier ook het beheer van het reservefonds bij, dat gescheiden van het lopende vermogen wordt aangehouden. Voor een verhuurder gaat het vooral om huurstroom, achterstanden en de aansluiting met de eigen boekhouding.
Een onderbouwde jaarbegroting met een realistische reservering voor onderhoud, ter besluitvorming aan de vergadering of de eigenaar.
Maandelijkse incasso van bijdragen of huur, bewaking van betalingen en een vast traject bij achterstand.
Controle en betaling van facturen van leveranciers, binnen de afgesproken bevoegdheden en met inzage achteraf.
Jaarrekening met balans en exploitatieoverzicht, tijdig aangeleverd voor de vergadering of de aangifte.
Actueel houden van eigenaren of huurders, verwerken van eigendomsoverdrachten en het aanleveren van gegevens bij verkoop.
Beheer van polissen, controle op dekking en looptijden en het begeleiden van schademeldingen.
Wij noemen geen bedragen als feit. Deze zaken bepalen de prijs:
Vraag bij een overstap expliciet naar de kosten van het eerste jaar. Het opschonen van een verwaarloosde administratie is vaak eenmalig duurder dan het reguliere beheer.
Wil je dit deel uitbesteden? Lees hoe je een beheerkantoor kiest.
Kennis over administratie
Drie artikelen over de praktijk van je beheeradministratie: wat je bewaart, hoe je servicekosten afrekent en hoe je van losse mappen een systeem maakt.
Lees dit als je dossier is aangegroeid: wat je als verhuurder en als VvE bewaart, wat de fiscus wil zien en wat je juist korter bewaart.
Lees dit vóór je afrekent: wat je wel en niet mag doorbelasten, hoe je de afrekening opbouwt en waarom de VvE-bijdrage iets anders is.
Lees dit als je opnieuw begint: dossierstructuur op drie niveaus, bewaking van einddatums en een dossier dat een ander kan overnemen.
Veelgestelde vragen
Voor de fiscale administratie geldt in Nederland een algemene bewaarplicht van zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken is dat tien jaar. Stukken die het eigendom of de rechtsverhouding raken, zoals de splitsingsakte en notulen van besluiten, bewaar je permanent.
Omdat de dossiers verschillende vragen beantwoorden en vaak door verschillende mensen worden gebruikt. De financiële administratie moet sluitend en controleerbaar zijn per boekjaar. De technische administratie moet per bouwdeel de historie en de planning laten zien. Koppel ze wel aan elkaar door facturen aan een object en bouwdeel te verbinden.
Digitaal bewaren is toegestaan zolang de administratie volledig, leesbaar en controleerbaar blijft gedurende de hele bewaartermijn. Zorg voor een back-up en voor bestandsformaten die op termijn te openen zijn. Originele notariële stukken bewaar je daarnaast op een veilige plek.
Gelden van de vereniging horen herkenbaar en gescheiden te worden beheerd, met een eigen rekening op naam van de VvE. Vraag bij elke offerte hoe dit is geregeld en wie tekenbevoegd is.
Nee. Een beheerder stelt de jaarstukken op en levert de administratie aan. Of daar een accountant of kascommissie naar kijkt, hangt af van de afspraken en de omvang van de vereniging of onderneming.
Ja. Veel besturen doen het technische deel zelf, omdat ze het gebouw goed kennen, en besteden de cijfers en administratie uit. Andersom komt ook voor.
Vraag bij overdracht een gestructureerd dossier op en controleer het op de vaste onderdelen: akte en reglementen, notulen, jaarstukken, bankgegevens, onderhoudsplan, polissen en contracten. Leg schriftelijk vast wat ontbreekt, zodat later duidelijk is waar een hiaat is ontstaan.
Documenten, besluiten, onderhoud en financiën per object bij elkaar, met één actuele versie per document. De beheeromgeving hoort bij de software van Beheer.nl.