Een meerjarenonderhoudsplan opzetten, ook zonder VvE

Waarom een MJOP ook zonder VvE loont

Bij een vereniging van eigenaars is het meerjarenonderhoudsplan het instrument waarmee de vergadering de hoogte van de bijdragen onderbouwt. Bij een particuliere verhuurder ontbreekt die vergadering, maar het probleem is identiek: onderhoud komt in schokken en inkomsten komen in maandelijkse stukjes.

Zonder plan gebeurt er in de praktijk één van twee dingen. Of je stelt onderhoud uit tot het niet meer kan, waarna je duurder uit bent en tussentijds huurderving hebt. Of je betaalt uit lopende middelen en merkt pas achteraf dat het rendement over een periode van tien jaar heel anders uitpakt dan de bruto huur suggereerde.

Een plan geeft je bovendien iets om mee te onderhandelen. Wie weet dat het schilderwerk over drie jaar aan de beurt is, kan het combineren met de gevelreiniging en er in één uitvraag een betere prijs voor krijgen.

Een VvE is verplicht te reserveren voor groot onderhoud. Sinds 1 januari 2021 is de ondergrens minimaal een half procent van de herbouwwaarde van het gebouw per jaar, tenzij de reservering is gebaseerd op een actueel meerjarenonderhoudsplan.

Welke bouwdelen neem je op?

Neem alles op wat op enig moment geld kost en niet elk jaar terugkomt. Dagelijks onderhoud en kleine reparaties horen niet in het plan; die begroot je als jaarlijkse post. De vuistregel: als het minder vaak dan eens per twee jaar gebeurt en meer kost dan een gemiddelde reparatie, staat het in het plan.

• Dak: dakbedekking, dakranden, hemelwaterafvoeren, dakramen en isolatie
• Gevel: metselwerk, voegwerk, stucwerk, betonherstel en gevelreiniging
• Kozijnen, ramen en deuren: schilderwerk, hang- en sluitwerk, beglazing
• Installaties: cv-ketel of warmtepomp, ventilatie, mechanische afzuiging, boiler
• Elektra: groepenkast, bekabeling, verlichting in gemeenschappelijke ruimten
• Sanitair en keuken: leidingwerk, tegelwerk, kitwerk, apparatuur
• Veiligheid: rookmelders, brandblusmiddelen, noodverlichting, vluchtwegaanduiding
• Bij een gebouw met meer eenheden: lift, intercom, trappenhuis, bergingen, terreininrichting

Werk per bouwdeel met een korte omschrijving, een hoeveelheid (aantal, oppervlakte of lengte) en het jaar van aanleg of laatste vervanging. Zonder hoeveelheid kun je later geen enkele raming controleren.

Levensduur en vervangingsmoment inschatten

Voor elk bouwdeel bestaat een gangbare technische levensduur. Die vind je in openbare kengetallen van brancheorganisaties en in productinformatie van fabrikanten. Neem die als startpunt en corrigeer op basis van wat je ziet.

Corrigeren doe je op drie punten: de werkelijke conditie bij inspectie, de belasting (een gevel op het zuidwesten krijgt meer wind en regen dan een beschutte gevel) en de kwaliteit van het uitgevoerde werk. Een schilderbeurt die matig is voorbereid gaat aantoonbaar korter mee dan een goed voorbereide.

Loop het gebouw minstens eens per jaar zelf rond met een lijst en een telefoon. Fotografeer per bouwdeel dezelfde plek vanuit dezelfde hoek en noteer een conditiescore van goed tot slecht. Na drie jaar zie je aan de foto's precies waar het sneller gaat dan verwacht.

Een raming die is opgebouwd uit hoeveelheid maal eenheidsprijs is te controleren en bij te stellen. Een raming die uit één bedrag bestaat, is een gok die je over vijf jaar niet meer kunt uitleggen.

Van plan naar jaarlijkse reservering

Zet alle bouwdelen op een tijdlijn van vijftien tot twintig jaar en plaats per bouwdeel de verwachte uitvoeringsjaren met een bedrag. Tel de bedragen per jaar op en je ziet direct het probleem van elk gebouw: de kosten komen in pieken.

Tel vervolgens alle bedragen op en deel door het aantal jaren. Dat is je gemiddelde jaarlijkse onderhoudslast en meteen het minimum dat je zou moeten reserveren. Vergelijk dat met wat je nu apart zet; bij de meeste eigenaren die dit voor het eerst doen, valt het verschil tegen.

Houd rekening met prijsstijging. Een bedrag dat over tien jaar wordt uitgegeven, is dan meer waard in euro's dan vandaag. Een eenvoudige manier is om je raming jaarlijks bij te stellen in plaats van tien jaar vooruit te indexeren; dat is nauwkeuriger en veel minder werk.

• Bepaal het gemiddelde jaarlijkse bedrag en zet dat maandelijks apart op een aparte rekening
• Check of het saldo op elk moment de eerstvolgende piek kan dragen, niet alleen het gemiddelde
• Houd naast de geplande reservering een aparte buffer aan voor correctief onderhoud
• Neem verduurzamingsmaatregelen als apart scenario op, zodat je ze kunt combineren met natuurlijke vervangingsmomenten

Zo houd je het plan actueel

Een MJOP verliest binnen twee jaar zijn waarde als niemand hem bijwerkt. Actualiseren is geen groot project; het zijn vier handelingen die je jaarlijks op dezelfde manier doet.

• Verwerk uitgevoerd werk: schuif het bouwdeel door naar het volgende vervangingsmoment en vervang de raming door het werkelijke bedrag
• Verwerk de inspectieronde: pas conditiescores en verwachte jaren aan
• Actualiseer de eenheidsprijzen op basis van recente offertes en facturen
• Herbereken de jaarlijkse reservering en pas die aan waar nodig

Bij een VvE hoort deze actualisatie op de agenda van de vergadering, omdat de hoogte van de bijdragen eruit volgt. Als particuliere verhuurder kun je het koppelen aan het moment waarop je toch al de exploitatie over het afgelopen jaar bekijkt.

Zelf doen of laten opstellen?

Voor een eengezinswoning of een klein pand is een eigen plan in een spreadsheet prima werkbaar, mits je de bouwdelen compleet hebt en de hoeveelheden noteert. Voor een groter complex, een gebouw met bijzondere constructies of een gebouw waar meerdere partijen over beslissen, is een opname door een bouwkundig adviseur zinvol.

Vraag bij een extern plan altijd om de onderliggende hoeveelheden en eenheidsprijzen, niet alleen om de eindbedragen per jaar. Een plan dat je niet kunt narekenen, kun je ook niet zelf bijhouden, en dan ben je over drie jaar weer bij hetzelfde bureau.