In het kort
- Offertes zijn alleen vergelijkbaar als ze op dezelfde vraagspecificatie zijn gemaakt; anders vergelijk je aannames, geen prijzen.
- Het verschil tussen aanbieders zit zelden in het uurtarief en bijna altijd in stelposten, meerwerk en wat er níet is meegenomen.
- Wat je vastlegt in de opdrachtbevestiging bepaalt wat je bij oplevering nog kunt eisen.
Drie offertes opvragen is goed advies, maar het werkt alleen als de drie partijen dezelfde vraag hebben beantwoord. In de praktijk krijg je vaak drie verschillende voorstellen voor drie verschillende hoeveelheden werk, met eindbedragen die niets met elkaar te maken hebben.
Dit artikel gaat over hoe je zo uitvraagt dat vergelijken zinvol is, waar de verborgen kosten zitten en hoe je de afspraken zo vastlegt dat je bij oplevering nog iets in handen hebt.
Begin bij de vraagspecificatie, niet bij de offerte
Een vraagspecificatie is een korte beschrijving van het werk die je aan iedere partij identiek verstrekt. Hij hoeft niet lang te zijn; twee pagina's met de juiste inhoud is beter dan tien pagina's tekst uit een sjabloon.
- Object, adres en het bouwdeel waar het over gaat, met foto's
- De hoeveelheid: vierkante meters gevel, strekkende meters kozijn, aantal ramen
- Het gewenste resultaat en het kwaliteitsniveau, inclusief eventuele verplichte materiaalsoort of kleur
- Wat er bij hoort: voorbereiding, afvoer van materiaal, herstel van aangrenzend werk
- Randvoorwaarden: werktijden, bereikbaarheid, aanwezigheid van bewoners, opslagruimte
- De gewenste uitvoeringsperiode en de datum waarop je de offerte terug wilt
Vraag altijd om een prijs per eenheid naast het totaalbedrag. Daarmee kun je offertes met verschillende hoeveelheden alsnog naast elkaar leggen.
Wat er in een goede offerte staat
Ontbreekt de uitsluitingenlijst, vraag er dan om. Wat een aannemer niet meeneemt, zegt vaak meer over de prijs dan wat hij wel meeneemt.
- Een omschrijving van het werk die herkenbaar teruggrijpt op jouw vraagspecificatie
- Hoeveelheden en eenheidsprijzen, niet alleen een eindbedrag
- Materiaalsoort en merk, of in elk geval de kwaliteitsklasse
- De uitvoeringsduur en de planning, met een startmoment
- Wat expliciet níet is inbegrepen
- Betaaltermijnen en eventuele termijnbetalingen
- Garantietermijnen per onderdeel, en op wat de garantie precies ziet
- Geldigheidsduur van de offerte en de toepasselijke algemene voorwaarden
Waar de verborgen kosten zitten
De vier posten hieronder verklaren het overgrote deel van het verschil tussen een offerte en de eindafrekening. Ze zijn geen van alle onredelijk, maar ze horen vooraf besproken te zijn.
- Stelposten: een geraamd bedrag voor werk waarvan de omvang nog niet vaststaat, bijvoorbeeld houtrotherstel. Vraag hoe wordt afgerekend als het meevalt en of je zelf een leverancier mag aanwijzen.
- Meerwerk: werk dat tijdens de uitvoering blijkt nodig te zijn. Spreek af dat meerwerk vooraf schriftelijk wordt gemeld met prijs, en dat je pas daarna opdracht geeft.
- Voorrijkosten en minimumuren: bij kleine klussen kan dit de grootste post zijn. Vraag naar het aantal uren dat minimaal in rekening wordt gebracht.
- Steiger-, hijs- en afvalkosten: steigerhuur wordt vaak per week gerekend, waardoor uitloop direct geld kost. Vraag of steiger, afzetting, vergunning voor gebruik van de openbare weg en containerkosten in de prijs zitten.
Vraag bij een stelpost hoe die wordt verrekend en bij meerwerk wanneer je akkoord moet geven. Die twee vragen voorkomen de meeste onaangename eindafrekeningen.
Vergelijken op gelijke grondslag
Zet de offertes naast elkaar in een eenvoudige tabel met per regel dezelfde onderdelen. Vul aan waar een partij iets niet heeft opgenomen: dan reken je zelf een reële prijs bij, zodat je vergelijkt wat je uiteindelijk betaalt in plaats van wat er toevallig op papier stond.
Corrigeer vervolgens voor hoeveelheden. Als de een 180 vierkante meter gevel rekent en de ander 210, is er iets niet goed opgemeten of gaat het over een ander bouwdeel. Bel dan liever dan dat je een aanname doet.
Kijk pas als laatste naar het eindbedrag. De vraag is niet welke offerte het laagst is, maar welke het meest compleet is voor de prijs die er staat.
- Zijn de hoeveelheden gelijk, en zo nee, waarom niet
- Zit voorbereiding, afvoer en herstel bij alle partijen in de prijs
- Wat is de garantietermijn en waarop ziet die precies
- Hoeveel bedragen de stelposten en hoe worden ze verrekend
- Wat is de uitvoeringsduur, en wat gebeurt er bij uitloop
- Is btw op alle offertes op dezelfde manier verwerkt
Garanties en betaaltermijnen beoordelen
Een garantietermijn zegt weinig zonder de omvang. Tien jaar garantie op een coating is iets anders dan tien jaar garantie op de gehele constructie inclusief arbeidsloon. Vraag om het garantiebewijs of de garantievoorwaarden voordat je tekent, niet erna.
Wees terughoudend met grote vooruitbetalingen. Een aanbetaling voor materiaal is gebruikelijk, maar een substantieel deel van de aanneemsom vooruitbetalen zonder dat er werk is verricht, verlegt het risico volledig naar jou.
Spreek een laatste termijn af die je pas betaalt na oplevering en na herstel van de opleverpunten. Dat is het enige pressiemiddel dat betrouwbaar werkt.
- Betaling in termijnen die volgen op afgerond werk, niet op kalenderdata
- Een slottermijn van betekenis, te betalen na een schriftelijke oplevering
- Garantievoorwaarden op papier, met vermelding van wat is uitgesloten
- Bij grotere projecten: controleer of de partij is aangesloten bij een garantieregeling en wat die inhoudt
Vastleggen wat je hebt afgesproken
Een geaccepteerde offerte is een overeenkomst, maar hij mist meestal een aantal afspraken die je tijdens de gesprekken hebt gemaakt. Vat die samen in een korte opdrachtbevestiging waarin je verwijst naar de offerte met datum en kenmerk.
- Verwijzing naar de offerte, de vraagspecificatie en de bijlagen die gelden
- De afgesproken start- en einddatum en wat er gebeurt bij uitloop
- De meerwerkprocedure: schriftelijk vooraf, met prijs, en pas uitvoeren na akkoord
- Contactpersonen aan beide kanten en de manier waarop wordt gecommuniceerd
- Afspraken over toegang, sleutels, werktijden en communicatie richting bewoners
- De opleveringsprocedure: gezamenlijke opname, opleverlijst en hersteltermijn
Rond het werk af met een schriftelijke oplevering: loop het werk samen na, noteer de punten die nog niet in orde zijn met een hersteltermijn, en bewaar het opleverdocument samen met de facturen en de garantiebewijzen in het dossier van het object. Bij het volgende onderhoud aan hetzelfde bouwdeel is dat precies wat je nodig hebt.
Kort samengevat
Stuur iedere partij dezelfde vraagspecificatie met hoeveelheden, anders vergelijk je aannames.
Zoek het verschil in stelposten, meerwerk, voorrijkosten en steiger- en afvalkosten, niet in het uurtarief.
Leg de afspraken vast in een opdrachtbevestiging en sluit af met een schriftelijke oplevering.
Dit is algemene informatie, geen juridisch advies. Regels veranderen en jouw situatie kan afwijken; raadpleeg bij twijfel de actuele informatie van de Rijksoverheid, de Huurcommissie of een jurist.