In het kort
- Er zijn drie gangbare prijsmodellen: een bedrag per eenheid, een pakketprijs en een percentage van de huursom.
- Het verschil tussen offertes zit zelden in het tarief en bijna altijd in wat er níet in zit.
- Vergelijk op jaarbasis en op dezelfde grondslag, inclusief een reële inschatting van het losse werk.
Wat vastgoedbeheer kost, is een vraag waarop geen eerlijk getal bestaat. Niet omdat het geheim is, maar omdat het tarief afhangt van het aantal eenheden, de spreiding, het type bezit, de mutatiegraad en vooral van wat er precies in het pakket zit. Twee kantoren met hetzelfde maandtarief kunnen jaarlijks honderden euro's per eenheid uit elkaar liggen zodra het losse werk erbij komt.
We leggen hier uit welke modellen er bestaan, wat er doorgaans wel en niet in zit, welke kosten apart worden gefactureerd en hoe je twee voorstellen op dezelfde grondslag legt. In het rekenvoorbeeld verderop staan fictieve bedragen: die laten zien hoe je zelf rekent, maar ze zijn geen indicatie van markttarieven.
Drie prijsmodellen
Vrijwel elk voorstel is een variant op een van deze drie. Ze zijn geen van alle beter of slechter; ze verdelen het risico anders.
- Bedrag per eenheid per maand: voorspelbaar en makkelijk te budgetteren. Bij een lage huur relatief zwaar, bij een hoge huur juist gunstig. Let op of het bedrag per eenheid daalt naarmate je er meer hebt.
- Pakketprijs: één prijs voor een omschreven set taken, vaak met keuzemodules. Overzichtelijk, maar de waarde staat of valt met hoe scherp het pakket is omschreven.
- Percentage van de huursom: de kosten bewegen mee met je inkomsten, wat prettig is bij leegstand. Keerzijde is dat het beheerbedrag stijgt bij huurverhoging zonder dat het werk toeneemt. Vraag of het percentage over de ontvangen of over de contractuele huur wordt gerekend; dat verschil telt bij achterstand.
Combinaties komen ook voor: een basisbedrag per eenheid plus een percentage over incasso, of een pakketprijs met een apart tarief voor technisch beheer. Zolang de opbouw expliciet is, is dat geen bezwaar.
Vraag altijd naar de grondslag: per eenheid, per maand of per jaar, exclusief of inclusief btw, en over welke huur het percentage wordt berekend.
Wat er meestal in een basistarief zit
Een basistarief dekt doorgaans het terugkerende werk dat elke maand of elk jaar hoe dan ook gebeurt. Dit is het deel waarover offertes het meest met elkaar overeenkomen.
- Huurfacturatie en incasso, inclusief bewaking van betalingen en de eerste herinneringen
- De financiële administratie per object en een periodieke rapportage aan jou
- Het aanspreekpunt voor huurders bij vragen en meldingen
- Coördinatie van regulier onderhoud binnen een afgesproken bedragsgrens
- De jaarlijkse huurindexering en de bijbehorende correspondentie
- Beheer van het dossier per eenheid en van de lopende contracten
Ook hier zitten verschillen in de details: rapporteert de beheerder per maand of per kwartaal, en zit een jaaroverzicht ten behoeve van je aangifte erbij of niet?
Wat er apart wordt gefactureerd
Dit is de kern van het prijsverschil. Wat de een in het pakket heeft zitten, factureert de ander los, en het is bijna nooit onredelijk: het gaat om werk dat niet elk jaar voorkomt. Maar als je het niet inventariseert, vergelijk je twee onvergelijkbare voorstellen.
- Een nieuwe verhuring: adverteren, bezichtigen, screenen en contracteren, vaak uitgedrukt in een deel van een maandhuur
- Mutatiewerk: eindinspectie, opleverrapport, herstel en oplevering aan de nieuwe huurder
- Projectbegeleiding bij groot onderhoud of renovatie, meestal een percentage van de aanneemsom
- Trajecten bij huurachterstand: aanmaning, incasso, dossier voor de deurwaarder of rechter
- Procedures bij de Huurcommissie of juridische begeleiding
- Verzekeringsschade: melden, begeleiden en afwikkelen
- Extra rapportages, taxatiebegeleiding, of aanwezigheid bij een vergadering
- Opstartkosten bij aanvang en overdrachtskosten bij beëindiging
Vraag naar de kosten bij beëindiging voordat je begint. Een contract dat goedkoop is om aan te gaan en duur om te verlaten, is niet goedkoop.
Welke factoren de prijs bepalen
Als je begrijpt waarom een offerte is zoals hij is, kun je hem beoordelen zonder referentiebedrag. Deze factoren verklaren vrijwel het hele verschil tussen twee voorstellen voor ogenschijnlijk vergelijkbaar bezit.
- Aantal eenheden: meer eenheden betekent bijna altijd een lager bedrag per eenheid
- Spreiding: tien woningen in één complex vragen minder reistijd en coördinatie dan tien verspreide woningen
- Type bezit: bedrijfsruimte, monumentaal vastgoed en gemengde complexen vragen meer specialisme dan standaardwoningen
- Huurniveau en segment: gereguleerde huur brengt meer regelwerk mee rond punten, huurverhoging en Huurcommissie
- Mutatiegraad: veel wisselingen betekent structureel meer werk per jaar
- Staat van onderhoud: achterstallig onderhoud levert meer meldingen op, en dat merk je in het losse werk
- Omvang van het pakket: alleen administratie is wezenlijk goedkoper dan volledig beheer inclusief techniek
- Mandaat: hoe hoger de grens waarbinnen de beheerder zelfstandig mag handelen, hoe minder afstemming en dus hoe efficiënter
Rekenvoorbeeld met fictieve bedragen
Om te laten zien hoe je twee modellen vergelijkt, hier een uitgewerkt voorbeeld. Alle bedragen zijn verzonnen voor dit voorbeeld: ze zeggen niets over wat beheer in jouw situatie kost. Vul onderaan zelf je eigen cijfers in.
Stel: je hebt vier appartementen, elk verhuurd voor 1.250 euro per maand. Kantoor A rekent 32 euro per eenheid per maand voor het basispakket. Kantoor B rekent 6 procent van de ontvangen huursom, met nieuwe verhuringen inbegrepen.
- Kantoor A, basistarief: 4 eenheden maal 32 euro maal 12 maanden is 1.536 euro per jaar.
- Kantoor A, los werk in een gemiddeld jaar: één nieuwe verhuring à 450 euro en projectbegeleiding van 8 procent over een aanneemsom van 6.000 euro voor groot onderhoud is 480 euro. Jaartotaal: 2.466 euro.
- Kantoor B: 4 maal 1.250 maal 12 maanden is 60.000 euro huursom, 6 procent daarvan is 3.600 euro per jaar, verhuring inbegrepen. Projectbegeleiding wordt ook hier los gerekend, dus 480 euro komt er net als bij A bij. Jaartotaal: 4.080 euro.
- Draai je het aantal mutaties op naar drie per jaar, dan komt A op 2.916 euro en blijft B op 4.080 euro: het model met een vast tarief per eenheid wordt relatief duurder naarmate er meer los werk valt.
Wat dit voorbeeld laat zien: het goedkoopste maandtarief is niet automatisch het goedkoopste jaar. Het hangt af van hoeveel los werk jouw bezit oplevert, en dat bepaal je zelf aan de hand van je mutatiegraad en onderhoudsstaat.
Zo vul je het zelf in: neem je aantal eenheden en je huursom per maand, reken beide modellen door naar een jaartotaal, en tel daar je eigen verwachte losse werk bij op: het aantal mutaties dat je realistisch verwacht, gepland groot onderhoud en eventuele juridische trajecten. Vergelijk pas dan.
De bedragen in dit voorbeeld zijn fictief en alleen bedoeld om de rekenmethode te tonen. Vraag voor echte cijfers altijd meerdere offertes op bij externe kantoren.
Twee offertes op dezelfde grondslag leggen
Vraag beide partijen om te offreren op één en dezelfde omschrijving van je bezit en je wensen. Stuur dus zelf de uitvraag, in plaats van twee voorstellen te ontvangen die elk hun eigen uitgangspunten hanteren.
- Beschrijf je bezit gelijk: aantal eenheden, adressen op hoofdlijnen, type, huurniveau, staat en bekende knelpunten
- Beschrijf het gewenste pakket in taken, niet in termen als 'volledig beheer'
- Vraag om het tarief én om een prijslijst van het losse werk
- Geef een realistisch scenario mee: bijvoorbeeld twee mutaties en één schadegeval per jaar, en vraag wat dat jaar zou kosten
- Vraag naar rapportagefrequentie, mandaatgrens, opzegtermijn en overdrachtskosten
- Reken alles om naar één getal per jaar, inclusief btw, en vergelijk dat
Het scenario is de belangrijkste stap. Een offerte die op het maandtarief het goedkoopst is en op het jaarscenario het duurst, is geen uitzondering maar eerder regel.
Waar je op let voordat je tekent
- Is de opzegtermijn symmetrisch, en wat gebeurt er met lopende opdrachten bij beëindiging
- Tot welk bedrag mag de beheerder zonder overleg opdracht geven
- Werkt de beheerder met eigen vaklieden of met onderaannemers, en wordt daarop een opslag berekend
- Ontvangt de beheerder vergoedingen van leveranciers, en wordt dat transparant vermeld
- Hoe wordt de huur geadministreerd en op welke rekening komt hij binnen
- Hoe en wanneer wordt het tarief geïndexeerd
- Wat gebeurt er met je dossiers bij het einde van de overeenkomst, en zijn daar kosten aan verbonden
Wil je concrete kantoren naast elkaar zetten, dan kun je op Beheer.nl externe beheerkantoren vergelijken. Dat zijn altijd externe partijen; Beheer.nl beheert zelf geen vastgoed. Twijfel je nog of uitbesteden bij je past, begin dan bij de afweging tussen zelf doen en uitbesteden.
Kort samengevat
Er zijn drie modellen: per eenheid, pakketprijs en percentage van de huursom, met combinaties daartussen.
Het basistarief dekt het terugkerende werk; verhuring, mutatie, projectbegeleiding en juridische trajecten worden meestal los gefactureerd.
Aantal eenheden, spreiding, type bezit, mutatiegraad, onderhoudsstaat, pakketomvang en mandaat bepalen de prijs.
Vergelijk met één eigen uitvraag en een realistisch jaarscenario, omgerekend naar één bedrag per jaar.
Dit is algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies. Regels veranderen en jouw situatie kan afwijken; raadpleeg voor actuele bedragen en termijnen de Rijksoverheid, de Huurcommissie of de Belastingdienst, en schakel bij twijfel een adviseur in.