Een nieuwe huurder zoeken: wat je mag vragen en wat niet

Begin bij je selectiecriteria, niet bij de kandidaten

De volgorde die problemen voorkomt is simpel: eerst bepaal je waarop je selecteert, dan pas ga je adverteren. Criteria die je vooraf hebt opgeschreven zijn objectief te toetsen; criteria die je gaandeweg bedenkt zijn dat bijna nooit.

Bruikbare criteria zijn criteria die iets zeggen over het kunnen nakomen van de huurovereenkomst: een aantoonbaar en bestendig inkomen in verhouding tot de huur, een geldig identiteitsbewijs, en het aantal bewoners in verhouding tot de woning. Zaken als afkomst, geslacht, gezinssamenstelling, seksuele gerichtheid, geloof, handicap of het feit dat iemand een uitkering ontvangt horen daar niet bij.

Zet die criteria in de advertentie zelf. Dan weet een kandidaat vooraf of reageren zinvol is, en heb jij een meetlat waaraan je iedere reactie op dezelfde manier legt.

De Wet goed verhuurderschap verplicht verhuurders en bemiddelaars om een heldere en objectieve selectieprocedure te hanteren en de gemaakte keuze desgevraagd te motiveren.

Werven zonder onderscheid te maken

Discriminatie bij werving en selectie is verboden, en dat begint bij de advertentietekst. Formuleringen als "geen studenten", "alleen werkende stellen" of "Nederlandssprekend" sluiten groepen uit op kenmerken die niets zeggen over het kunnen betalen of onderhouden van de woning.

Wat wél mag, is een eis die direct volgt uit de woning of uit een geldige regel: een maximumaantal bewoners in verband met de grootte of de vergunning, of een verbod op huisdieren als dat uit het splitsingsreglement van de VvE volgt. Leg zulke eisen uit in de advertentie, dan zijn ze controleerbaar.

Werf via kanalen die voor iedereen toegankelijk zijn. Alleen verhuren binnen je eigen netwerk is niet verboden, maar het maakt het moeilijker om aan te tonen dat je gelijk hebt behandeld.

• Beschrijf de woning, de kale huur en de bijkomende kosten apart
• Noem de selectiecriteria letterlijk in de advertentie
• Vermeld hoeveel bezichtigingen of reacties je verwacht te verwerken en binnen welke termijn je reageert
• Gebruik voor iedere kandidaat dezelfde vragenlijst en dezelfde volgorde

Welke gegevens mag je opvragen?

De hoofdregel is proportionaliteit: je vraagt wat nodig is om te beoordelen of iemand de huur kan dragen, en je bewaart daar zo min mogelijk van. Een inkomensverklaring, een recente loonstrook of, bij ondernemers, een jaarcijfer of aangifte volstaat meestal om een beeld te krijgen.

Een kopie van een identiteitsbewijs mag je inzien om vast te stellen dat iemand is wie hij zegt te zijn. Het burgerservicenummer en de pasfoto heb je daarvoor niet nodig; die horen niet in je dossier thuis. Een volledige kopie opslaan van iedere kandidaat die je niet kiest is vrijwel nooit te rechtvaardigen.

Bankafschriften over meerdere maanden, medische gegevens, gegevens over een eventuele zwangerschap of een uittreksel uit het strafregister vallen buiten wat je nodig hebt. Ook een verhuurdersverklaring van een vorige verhuurder is niet verplicht en zegt lang niet altijd iets.

Vraag pas volledige gegevens op bij de kandidaat aan wie je daadwerkelijk wilt verhuren. Van de afvallers hoef je alleen te bewaren waarom ze niet zijn gekozen, niet hun documenten.

Wat je verplicht schriftelijk verstrekt

Naast de huurovereenkomst zelf verwacht de wet dat je een huurder schriftelijk informeert over een aantal basiszaken. Dat is geen formaliteit: het voorkomt het overgrote deel van de misverstanden die later tot een conflict leiden.

• De rechten en plichten van de huurder ten aanzien van de gehuurde woonruimte, voor zover die niet al in de overeenkomst staan
• De hoogte van de waarborgsom en de manier waarop en de termijn waarbinnen die wordt terugbetaald
• De contactgegevens van het punt waar de huurder terechtkan met een melding over het gehuurde
• Het meldpunt ongewenst verhuurgedrag van de gemeente waar de woning staat
• Bij servicekosten: een volledige kostenspecificatie van wat de huurder naast de kale huur betaalt

Bezichtigen en selecteren in de praktijk

Plan bezichtigingen individueel of in kleine groepen en gebruik per kandidaat hetzelfde formulier: naam, aantal bewoners, ingangsdatum, huishoudinkomen in categorieën en eventuele bijzonderheden. Door in categorieën te werken houd je je dossier licht en blijft de vergelijking objectief.

Kies daarna in twee stappen. Eerst bepaal je wie aan de vooraf gestelde criteria voldoet, dan pas maak je binnen die groep een keuze op volgorde van reactie, ingangsdatum of een ander neutraal criterium dat je opschrijft.

Laat afvallers weten dat ze het niet zijn geworden en op welke grond. Eén zin volstaat: het inkomen voldeed niet aan de vooraf gestelde verhouding, of een andere kandidaat voldeed eerder aan dezelfde criteria.

Zo leg je je keuze navolgbaar vast

Zo'n lijst kost je vijf minuten per verhuring en is precies wat je nodig hebt als een kandidaat, de gemeente of later een rechter vraagt waarom je hebt gekozen zoals je hebt gekozen. Zonder dat overzicht sta je met een herinnering tegenover een klacht.

• Bewaar de advertentietekst met de gepubliceerde criteria en de publicatiedatum
• Houd een eenvoudige lijst bij met per kandidaat de datum van reactie, of aan de criteria is voldaan en de uitkomst
• Noteer de reden van afwijzing in één regel, zonder gevoelige gegevens
• Bewaar documenten alleen van de gekozen huurder en niet langer dan nodig
• Leg vast wanneer je de verplichte schriftelijke informatie hebt verstrekt en op welke manier

Wat er nog aan vastzit

Gemeenten mogen op grond van de Wet goed verhuurderschap eigen regels stellen en handhaven, bijvoorbeeld via een verhuurvergunning voor bepaalde gebieden of voor kamerverhuur. Kijk daarom altijd ook op de website van de gemeente waar de woning staat; de landelijke regels zijn een ondergrens, geen bovengrens.

Besteed je de verhuur uit, dan blijven de verplichtingen bij jou als verhuurder liggen. Spreek met een bemiddelaar of verhuurbeheerder expliciet af wie de selectiecriteria opstelt, wie de verplichte informatie verstrekt en wie het dossier bewaart.