Begroting
Een onderbouwde jaarbegroting met een realistische reservering voor onderhoud, ter besluitvorming aan de vergadering of de eigenaar.
Cijfers, incasso en verantwoording
Financieel en administratief beheer op orde
Een sluitende begroting, bijdragen die op tijd binnenkomen en jaarstukken die kloppen. Dit is het deel van beheer dat het minst zichtbaar is en het snelst wordt gemist als het misgaat.
Wat houdt financieel en administratief beheer in?
Administratief beheer gaat over het bijhouden van gegevens en documenten: de ledenadministratie of huurdersadministratie, contracten, correspondentie, notulen en de dossiers per eenheid. Financieel beheer gaat over geldstromen: de begroting, de incasso van bijdragen of huur, betalingen aan leveranciers en de jaarrekening.
In de praktijk lopen beide in elkaar over. Een correcte incasso begint bij een kloppende administratie, en een jaarrekening is alleen bruikbaar als facturen goed zijn gecodeerd. Daarom bieden kantoren deze diensten meestal als één pakket aan.
Voor een VvE hoort hier ook het beheer van het reservefonds bij, dat gescheiden van het lopende vermogen wordt aangehouden. Voor een verhuurder gaat het vooral om huurstroom, achterstanden en de aansluiting met de eigen boekhouding.
Wat je mag verwachten
Onderdelen van dit type beheer
Incasso
Maandelijkse incasso van bijdragen of huur, bewaking van betalingen en een vast traject bij achterstand.
Betalingsverkeer
Controle en betaling van facturen van leveranciers, binnen de afgesproken bevoegdheden en met inzage achteraf.
Jaarstukken
Jaarrekening met balans en exploitatieoverzicht, tijdig aangeleverd voor de vergadering of de aangifte.
Leden- en huurdersadministratie
Actueel houden van eigenaren of huurders, verwerken van eigendomsoverdrachten en het aanleveren van gegevens bij verkoop.
Verzekeringen
Beheer van polissen, controle op dekking en looptijden en het begeleiden van schademeldingen.
Vergelijken
Waar let je op?
- Krijg je online inzage in de administratie, inclusief facturen en bankmutaties.
- Worden gelden van de VvE of eigenaar gescheiden gehouden van het vermogen van de beheerder.
- Op welk moment wordt de jaarrekening opgeleverd en hoe verloopt de kascontrole.
- Welke stappen worden gezet bij een betalingsachterstand en wat kost een incassotraject.
- Sluit de rapportage aan op je eigen boekhouding of accountant.
- Hoeveel correcties zijn er in het eerste jaar nodig geweest bij eerdere overnames.
Wat kost het?
Financieel en administratief beheer is vaak de basismodule van een beheercontract. Wij noemen geen bedragen als feit, maar deze zaken bepalen de prijs:
- Het aantal eenheden of leden waarvoor administratie wordt gevoerd.
- De staat van de bestaande administratie bij overname: achterstanden kosten eenmalig extra werk.
- De frequentie van rapportage en of er tussentijdse cijfers worden geleverd.
- Losse verrichtingen zoals verkoopinformatie, incassotrajecten en extra vergaderingen.
Vraag bij een overstap expliciet naar de kosten van het eerste jaar. Het opschonen van een verwaarloosde administratie is vaak eenmalig duurder dan het reguliere beheer.
Voorbeeldprofielen
Beheerders met dit specialisme
Een indruk van hoe beheerders zich op Beheer.nl presenteren.
Deze kantoren zijn demonstratiecontent en bestaan niet.
Grachtwaarde Beheer
Amsterdam · Noord-Holland
Kantoor met de nadruk op VvE's in binnenstedelijk bezit, van kleine panden met vier appartementen tot gemengde complexen met bedrijfsruimte op de begane grond.
- VvE-beheer
- Financieel en administratief beheer
- Omvang
- 1.000 tot 3.000 eenheden
- Werkgebied
- Amsterdam, Amstelveen
Stadhouder Beheergroep
Utrecht · Utrecht
Grotere organisatie met aparte teams voor VvE-beheer en commercieel vastgoedbeheer, actief in het midden van het land en daarbuiten.
- VvE-beheer
- Vastgoedbeheer
- Financieel en administratief beheer
- Omvang
- Meer dan 3.000 eenheden
- Werkgebied
- Utrecht, Amersfoort
Polderstaete Beheer
Zwolle · Overijssel
Beheerder van gemengde portefeuilles met woningen, bedrijfsruimte en parkeerplaatsen voor eigenaren in Oost-Nederland.
- Vastgoedbeheer
- Verhuurbeheer
- Financieel en administratief beheer
- Omvang
- 500 tot 1.500 eenheden
- Werkgebied
- Zwolle, Deventer
Veelgestelde vragen
Vragen die vaak terugkomen
Mag een beheerder het geld van de VvE op een eigen rekening houden?
Gelden van de vereniging horen herkenbaar en gescheiden te worden beheerd, met een eigen rekening op naam van de VvE. Vraag bij elke offerte hoe dit is geregeld en wie tekenbevoegd is.
Vervangt een beheerder onze accountant?
Nee. Een beheerder stelt de jaarstukken op en levert de administratie aan. Of daar een accountant of kascommissie naar kijkt, hangt af van de afspraken en de omvang van de vereniging of onderneming.
Kunnen we alleen dit deel uitbesteden?
Ja. Veel besturen doen het technische deel zelf, omdat ze het gebouw goed kennen, en besteden de cijfers en administratie uit. Andersom komt ook voor.
Verder lezen
Gerelateerde pagina's
VvE-beheer
Het volledige pakket voor een vereniging van eigenaars.
Technisch beheer
De uitvoerende kant: onderhoud, storingen en planning.
Wat kost VvE-beheer?
Hoe je offertes op een eerlijke manier naast elkaar legt.
Vind de beheerder die bij jouw vastgoed past
Beantwoord zeven korte vragen. De keuzehulp laat zien welke informatie een beheerder nodig heeft om een passend voorstel te maken.
Zeven korte vragen, nu nog een demo zonder verzending